公開当時に掲載されていた英語版の参考訳です。
Sola 株式会社（以下「当社」）は、以下のとおり個人情報保護方針を定めます。当社は個人情報を保護するための仕組みと方針を整え、全従業員にその重要性を十分に認識させ、取り組みを徹底することで個人情報の保護を推進します。信頼性のある安全なサービスを提供し、サービスの利用規約に同意いただいた範囲で個人データを管理することにより、利用者のデータと個人情報の安全を確保します。
個人情報の定義
氏名、住所、電話番号、メールアドレス、性別、生年月日などの個人に関する情報、直接個人を識別できる情報、および利用履歴や利用料金など個人に属する情報を指します。また、何らかの方法や利用可能なデータとの組み合わせによって個人を特定できる可能性がわずかでもある場合、その情報も同様に取り扱います。
個人情報の管理
当社は、お客様の個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、不正アクセス、紛失、破損、改ざん、漏えいなどを防ぐため、セキュリティシステムの保守・管理計画の整備や従業員への適切な教育など、必要な安全対策を講じ、個人情報を厳重に管理します。管理体制と従業員教育を通じて、個人情報の不正利用を防ぎ、社内における安全対策と厳重な管理を徹底します。
個人情報保護のための安全対策
当社は、個人情報を適切かつ安全に取り扱うため、徹底したセキュリティ対策を実施しています。
個人情報を収集する目的
- 既存サービスの維持・改善および新しいサービスの開発支援
- アフターサービスおよびお客様へのサポートの提供
収集した個人情報は当社が管理します。サービスを通じて当社に提供された個人情報の全部または一部は、当社が業務を委託するサーバー管理会社が保持します。委託にあたっては目的の達成に必要な範囲に限って情報を開示し、委託先の情報の取り扱いを厳格に確認します。個人情報に関する秘密保持契約を別途締結し、当社と同様の取り扱いを求めます。
当社は、お客様からお預かりした個人情報やデータを適切に管理し、次の場合を除いて第三者に開示しません。
- 双方の同意がある場合
- 法令により開示が求められる場合
- 人の生命、健康または財産を保護するために必要と当社が判断した場合
- 国、地方公共団体、またはその委託を受けて法令に定める事務を遂行する者への協力、その他の公共の利益のために必要と当社が判断した場合
- 当社または当社の取引先の権利を守るために必要と当社が判断した場合
- 特定の企業活動・業務を行ううえで、明確に記録された一定範囲の個人情報の取り扱いが不可欠な場合
法令・規範の遵守と見直し
当社は、個人情報の安全に適用される日本の法令を遵守します。プライバシーと個人情報の安全に関する国際的な規範や事例を参考にし、必要に応じて方針の内容を見直し、改善に努めます。法令の改正、事業内容の変更、利用者からの要望などにより、プライバシーポリシーを改善・改定する権利を留保します。その際は改定内容を事前にわかりやすく案内し、猶予期間を設けたうえで新しい方針に移行します。
免責事項
当社は、不正アクセスによる個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えいなどのリスクを回避・低減するため、合理的かつ厳格な安全対策を講じます。ただし、第三者や他社に起因する個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えいなどについては責任を負いません。これには、次のような場合が含まれます。
- お客様がサービスの機能その他の手段を使って第三者に個人情報を開示した場合
- お客様がサービスを利用する際に共有・開示した情報によって、個人情報が漏えいした場合
お問い合わせ
個人情報の取り扱いについては、当社または個人情報保護・管理の担当者にお問い合わせください。
〒101-0021 東京都千代田区外神田6-14-3 VORT末広町II 5F
掲載されていた英語版には「英語版は日本語原文の参考訳であり、内容に相違がある場合は日本語原文を優先する」と記載されていました。このページは、その英語掲載内容を日本語に訳したものです。
GDPRへの対応に関する声明
2018年5月25日
EU一般データ保護規則（GDPR）は2018年5月25日にEU全域で施行されました。当社は、その指針と規則の遵守に取り組みます。
当社の取り組み
当社は、処理する個人情報の安全と保護を確保し、規則に準拠した一貫性のあるデータ保護を提供します。従来から日本および国際的な法令とデータ保護原則に沿った、強固で効果的なデータ保護プログラムを整備してきました。さらに、GDPRの要件に対応するため、プライバシーポリシーを更新・拡充する責任を認識しています。
この声明には、GDPR遵守のための準備と目標をまとめています。継続的かつ最大限の遵守に向けた、データ保護の役割、方針、手順、管理策、対策の策定・実施を含みます。更新された文書は、各アプリ（monoca、accoca、kotoca）の設定メニューにあるプライバシーポリシーから確認できます。
GDPRに沿ったプライバシーポリシーの目標
当社は組織全体で一貫したデータ保護とセキュリティ水準を維持しています。GDPRへの完全な準拠を目指して、プライバシーポリシーと社内のデータ保護の仕組みを更新しました。取り組みの内容を以下に記載します。
データ保護
データ保護の主要な方針・手順を、GDPRの基準と要件に合わせて全面的に見直しました。義務と責任を理解し、適切に周知して証明できるよう、説明責任とガバナンスの仕組みを整えています。特に、設計段階からのプライバシー保護と個人の権利を重視しています。
データの保存と消去
「データの最小化」と「保存期間の制限」の原則を満たすため、保存方針とスケジュールを更新しました。個人情報を規則に従い倫理的に保存・保管・廃棄します。「消去の権利」または「忘れられる権利」に対応する専用の手順を整え、その権利やその他の本人の権利が適用される場面、例外、対応期限、通知責任を把握しています。
データ侵害
個人データの侵害をできる限り早期に特定、評価、調査、報告するための予防措置と対応策を整えています。手順は全従業員に周知し、報告先と対応手順を理解できるようにしています。
国際的なデータ移転と第三者への開示
利用者の情報は主にEU域外の日本に保存していますが、EUの規則を尊重・遵守し、協力する第三者にも同様の取り扱いを求めます。データを保護・暗号化し、完全性を維持するための手順と保護措置を整えています。
第三者の継続的な見直しに加え、拘束的企業準則、標準データ保護条項、承認された行動規範などに関する規定を設けています。個人データの受領者には厳格な適格性確認を行い、情報を守る適切な保護措置、行使可能な本人の権利、必要な場合の有効な法的救済が備わっているか評価・確認します。
本人による開示請求（SAR）
求められた情報を30日以内に無料で提供するため、開示請求の手順を改定しました。本人確認、請求の処理、適用される例外、回答ひな形を定め、本人とのやり取りが規則に沿い、一貫性があり、適切なものになるようにしています。英語と日本語で開示請求に対応します。
処理の法的根拠
すべての処理活動を確認して法的根拠を特定し、それぞれの活動に適した根拠であることを確かめています。必要に応じて処理活動の記録を保持し、GDPR第30条およびデータ保護法案別表1の義務を満たします。
プライバシーに関する通知・方針
GDPRに準拠するようプライバシーポリシーを改定しました。個人情報を処理するすべての方に対し、情報が必要な理由、利用方法、本人の権利、開示先、保護のための措置を案内します。
同意の取得
本人が提供する情報、その利用目的・方法を理解し、情報の処理に明確な方法で同意できるよう仕組みを改定しました。積極的な同意の意思表示と日時を証明できる厳格な記録手順を整えています。また、いつでも同意を撤回できる、わかりやすく利用しやすい方法を提供します。
ダイレクトマーケティング
マーケティング配信に明確に同意する仕組み、配信を停止するための明確な案内と方法、配信するすべての資料での登録解除機能を含め、表現と手順を見直しました。
処理委託先との契約
給与計算、採用、ホスティングなどの個人情報処理を第三者に委託する場合に備え、GDPRに準拠した処理委託契約と適格性確認の手順を策定しました。委託先と当社の双方がGDPR上の義務を理解し、満たすためのものです。提供サービス、処理の必要性、技術的・組織的な対策、GDPRへの準拠について、開始時と継続的な見直しを行います。
特別なカテゴリーのデータ
特別なカテゴリーの情報を取得・処理する場合は、第9条の要件を完全に遵守し、高度な暗号化と保護を施します。必要な場合に限り、第9条第2項の適切な根拠、またはデータ保護法案別表1の条件を事前に特定したうえで処理します。同意に基づく場合は、署名によって明示的な同意を確認し、同意の変更・撤回の権利を明確に案内します。
データ主体の権利
上記の方針・手順に加え、当社が処理するご自身の個人情報へのアクセス権や、以下の情報を求める権利について、ウェブサイトと連絡窓口を通じてわかりやすく案内します。
- 当社が保有する本人の個人データ
- 処理の目的
- 対象となる個人データの種類
- 開示済みまたは開示予定の受領者
- 個人データの予定保存期間
- 本人から直接収集していない場合の情報源
- 不完全・不正確なデータを訂正・補完する権利と、その請求方法
- データ保護法に従って消去や処理制限を求める権利、ダイレクトマーケティングに異議を申し立てる権利、当社が利用する自動化された意思決定について知らされる権利
- 苦情の申し立てや司法上の救済を求める権利と、その際の連絡先
情報セキュリティと技術的・組織的対策
Sola 株式会社は、個人と個人情報のプライバシー・安全を重視し、処理する個人データを保護するために合理的な対策と予防措置を講じます。不正アクセス、改ざん、開示、破壊から個人情報を守る強固な方針と手順を整え、SSL、アクセス制御、パスワード方針と暗号化、認証など、多層的な安全対策を実施しています。
GDPRの担当者と従業員
当社はKeisuke Yoshimuraをデータ保護責任者（DPO）に指名しました。組織全体へのGDPRの周知、準備状況の評価、不足している点の特定、新しい方針・手順・対策の実施を担当します。
GDPRを継続して遵守するには、従業員の理解と認識を維持することが不可欠と考え、準備計画に従業員も参加しています。2018年5月25日までに全従業員に提供する専用の研修プログラムを導入し、入社時および年次研修の一部としています。
プライバシーポリシーやGDPRに関するご質問は、以下にお問い合わせください。
〒101-0021 東京都千代田区外神田6-14-3 VORT末広町II 5F
電話：03-6860-8482
メール：contact@sola-air.com
